2.6.2. Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах

    Учетные регистры, составляемые вручную, следует вести аккуратно, без помарок и подчисток. При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Ошибки, допущенные в отдельном регистре, называются локальными. Ошибки, повторенные в двух и более регистрах, называют транзитными.

    При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.

    Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

    При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены бухгалтерские записи.

    После того как ошибки найдены, производят их исправление.

    Если были допущены ошибки в регистрах, их исправляют следующими способами (рис. 2.25):

    ·     корректировкой;

    ·     дополнительными проводками;

    ·     стронировочными проводками.

    Корректурный способ применяют для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено».

    Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регистрах, исправляются способом дополнительных проводок. Этот способ применяется и при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная бухгалтерская запись (проводка).

    Пример. Отпущены в производство материалы на сумму 5500 руб. В системе счетов эта операция была отражена следующей записью:

    Д-т сч. 20 «Основное производство»                                         5000 руб.

    К-т сч. 10 «Материалы»                                                             5000 руб.

    В результате дополнительных записей на сумму 500 руб. на счетах «Материалы» и «Основное производство» будет отражена правильная сумма.

    Способ «Красное сторно» применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две записи (проводки). Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.

Рис. 2.25. Способы исправления ошибок

    Пример. Начислена заработная плата начальнику цеха в сумме 10 000 руб., Бухгалтер ошибочно сделал следующую бухгалтерскую запись:

    1. Д-т сч. 20 «Основное производство»                                           10 000 руб.

        К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»                10 000 руб.

    2. Для устранения ошибки делается сторнировочная запись

       Д-т сч. 20 «Основное производство»

10 000 руб.

      К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»                                                     

10 000 руб.

    3. Правильная запись

    Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы»                                  10 000 руб.

    К-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»                      10 000 руб.

    Кроме основных рассмотренных способов исправления ошибок иногда в бухгалтерском учете используют четвертый способ: Способ обратных проводок. 

    Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись.

    Пример. Отпущен материал для изготовления продукции на сумму 2500 руб.

    1.  Неправильная проводка:

    Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства»                                      2500 руб.

    К-т сч. 10 «Материалы»                                                                        2500 руб.

    2.  Обратная проводка:

    Д-т сч. 10 «Материалы»                                                                       2500 руб.

    К-т сч. 23 «Вспомогательные производства»                                      2500 руб.

     

    3. Правильная проводка:

    Д-т сч. 20 «Основное производство»                                                    2500 руб.

    К-т сч. 10 «Материалы»                                                                        2500 руб.

    Данный способ исправления ошибок можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции.