2.5.2. Классификация документов первичного учета

    С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения хозяйственной операции, их группируют по однородным признакам. Классификация документа производится по следующим признакам (рис. 2.22):

    ·     назначению;

    ·     объему содержащихся в них сведений;

    ·     способу отражения в них хозяйственных операций;

    ·     месту их составления;

    ·     способу обработки.

    По назначению бухгалтерские документы первичного учета делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления, комбинированные и строгой отчетности.

    Распорядительные документы содержат указание о необходимости совершить те или иные действия (операции).

    Исполнительные (оправдательные) документы оформляют уже совершенную операцию – накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, приходные кассовые ордера, наряды на сдельную работу; они служат основанием для отражения хозяйственной операции в синтетическом и аналитическом учете.

     

Рис. 2.22. Классификация документов первичного учета

    Документы бухгалтерского оформления составляются сотрудниками бухгалтерии организации с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов для отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: расчетно-платежные ведомости, ведомости начисления амортизации, бухгалтерские справки, расчеты бухгалтерии, накопительные ведомости.

    Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления, т. е. содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию – это приходные и расходные кассовые ордера, накладные.

    Бланки строгой отчетности – специальные документы, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты и выходные данные: краткое название типографии, место ее размещения, номер заказа и год его выполнения, тираж, с присвоением определенной серии и индивидуального номера. К таким документам относят квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломы, абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов.

    По объему содержащихся в документах сведений они делятся на первичные и сводные первичные.

    Первичные документы содержат первоначальную исходную информацию о конкретных хозяйственных фактах – накладны, кассовые ордера, акты на списание основных средств и т. д.

    Сводные первичные документы обобщают сведения, содержащиеся в первичных документах, – это отчеты о движении материальных ценностей, отчеты кассира, ведомости движения продукции, что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей.

    По способу отражения операций документы первичного учета подразделяются на разовые и накопительные. В разовых документах отражается одна хозяйственная операция – это расходные и приходные кассовые ордера, авансовые отчеты, требования-накладные, счета-фактуры. В накопительных документах отражается ряд однородных повторяющихся операций, которые регистрируют по мере их совершения, – это лимитно-заборные карты, требования на отпуск материалов, платежные ведомости. Такие документы позволяют сократить их количество.

    По месту составления документы первичного учета подразделяются на: внешние и внутренние. Внешние документы – это счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, банковские выписки по расчетному счету, поступающие от других организаций и физических лиц. Внутренние документы оформляются непосредственно в организации – это платежные ведомости, инвентаризационные описи, приходные и расходные ордера.

    По способу обработки классификация осуществляется в зависимости от того, ручная или машинная обработка данных происходит.