2.5.1. Общее понятие о первичном учете. Документы как носители первичной учетной информации

    Первичное наблюдение – целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.

    Процесс первичного наблюдения можно представить следующим образом (рис. 2.21):

Рис. 2.21. Процесс первичного наблюдения

    По результатам первичного наблюдения составляется документ.

    Документ – материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

    Кроме того, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимают зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    Первичные бухгалтерские документы – бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций и непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.

    Документы несут, с одной стороны, экономическую информации путем группировки и обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской деятельности и, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в установленном порядке совершенного факта предпринимательской деятельности организации.

    Первичные бухгалтерские документы необходимы для:

    ·     обоснования учетных записей;

    ·     передачи указаний от распорядителей до исполнителей.

    ·     контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности организации;

    ·     фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих мест в предпринимательской деятельности.

    Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные.

    Постоянные реквизиты определены Законом «О бухгалтерском учете» и к ним относят:

    ·     наименование документа (формы), код формы;

    ·     дату составления;

    ·     название и юридический адрес сторон, участвующих в хозяйственной операции;

    ·     содержание хозяйственной операции;

    ·     количественную и стоимостную оценку хозяйственной операции;

    ·     наименование должностных лиц, ответственных за операции;

    ·     подписи лиц, составивших документ, и их расшифровки.

    С принятием Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» появилась возможность подписания документа без использования «мокрых» подписей и печати. Электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

    Переменные реквизиты зависят от характера хозяйственной операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации. Переменными, или дополнительными, являются следующие реквизиты:

    ·     номер документа;

    ·     номер банковского счета организации;

    ·     основание для совершения хозяйственной операции.

    Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машинок и принтеров. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Первичный документ составляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде, оформляются на бланках типовых форм.

    Оформительные записи на бумажном носителе ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.