2.16.3. Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы, их состав утверждается руководителем организации. Организации выдают наличные деньги под отчет для оплаты хозяйственных расходов и для предстоящих командировок.
Выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации. Денежные средства под отчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны быть использованы строго по целевому назначению. По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет по форме, утвержденный Госкомстатом России, с приложением оправдательных документов (товарный чек, железнодорожный билет и т. п.) и предоставить их бухгалтеру для проверки и последующего утверждения его руководителем организации. Направление работников в командировку производится руководителем на основании соответствующего приказа и выдачи командировочного удостоверения.
Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются печатью. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту основной работы. Не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах на проезд. Оплата найма жилого помещения определяется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами (счета-фактуры, кассовые чеки).
Оплата суточных – 100 руб. за каждый день командировки. Проезд оплачивается согласно представленным проездным документам (билетам).
Пример.Определить сумму командировочных расходов, принятую к отражению в учете, на основании следующих данных. Согласно приказу директора ОАО «Ветер» менеджер отдела сбыта Иванова О. А. командирована в г. Москву для заключения договоров сроком на 5 дней (с 11 по 15 декабря). Согласно авансовому отчету и приложенным документам расходы по командировке составили: ж.-д. билеты до Москвы и обратно в сумме 800 руб. (в том числе НДС 18 %), квитанция за пользование постельными принадлежностями в сумме 100 руб. (в том числе НДС 18 %), счет-фактура и кассовый чек об оплате гостиницы «Береговая» за проживание с 12 по 14 декабря в сумме 1500 руб. (в том числе НДС 18 %). Суточные составляют 100 руб. за сутки.
Поскольку все расходы документально подтверждены, то они в полной сумме принимаются к учету. Таким образом, общая сумма командировочных расходов составит 800 + 100 + 1500 + (5 × 100) = 2900 руб.
В процессе деятельности у организаций возникает необходимость в приобретении различных материальных ценностей и хозяйственных принадлежностей. В таких случаях работникам выдается наличная сумма под отчет, для выполнения определенных действий по поручению организации. К первичным оправдательным документам, подтверждающим израсходование подотчетных сумм, относятся: товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходным кассовым ордерам, закупочный акт. Таким образом, расходы подотчетных лиц должны удостоверяться документами:
а) подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей;
б) подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей.
Остаток неиспользованных сумм должен быть возвращен в кассуорганизации, а сумма перерасхода, определенная по результатам утвержденного авансового отчета, выдается из кассы по расходному ордеру.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами ». Основные бухгалтерские записи по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представлены в табл. 2.24.
|
|
|
|
|
Выданы денежные средства подотчетным лицам |
|
|
|
Оприходованы активы, приобретенные подотчетными лицами |
|
|
|
Представлен авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах на командировку |
|
|
|
Выделена сумма НДС по расходам подотчетныхлиц |
|
|
|
Принята к вычету уплаченная сумма НДС |
|
|
|
Остаток подотчетных сумм возвращен в кассу |
|
|
|
Выплачен из кассы перерасход по подотчетным суммам |
|
|
|
Удержаны из заработной платы невозвращенные подотчетные суммы |
|
|
Аналитический учет по данному счету ведется по каждому подотчетному лицу. Не допускается выдача аванса, если подотчетное лицо не отчиталось за ранее полученные суммы.
 |
|